Stap 1: Draagvlak

Wanneer het vitaliteit beleid wordt gesteund door een grote groep medewerkers, heeft het meer kans van slagen.

Het belang van draagvlak

Een breed draagvlak zorgt ervoor dat:

• uw medewerkers zich gehoord en betrokken voelen;
• uw medewerkers gemotiveerder zijn om te deel te nemen aan de activiteiten;
• sleutelfiguren bereid zijn om het beleid mee uit te rollen;
• besluitvormers bereid zijn om middelen vrij te maken;
• het project een vaste plaats krijgt in de organisatie en echt ‘leeft’ bij uw medewerkers.

Hoe creëert u draagvlak?

Om een sterk draagvlak te creëren, moet u een aantal belangrijke personen in de organisatie meekrijgen. Maar wie zijn die sleutelfiguren? Denk onder meer aan:

• leden van de ondernemingsraad of raad van bestuur
• leidinggevenden
• werknemers of werknemersvertegenwoordigers
• HR-management of de personeelsdienst
• bedrijfsgezondheidsdienst
• preventiemedewerker

Bedenk bij elk sleutelfiguur hoe u die persoon het beste kunt bereiken? En hoe u hem of haar kan overtuigen van de meerwaarde van een vitaliteit beleid; what’s in it for him/her?

Communiceer vanaf het begin regelmatig met alle sleutelfiguren en blijf dit doen in elke fase van het proces. Geef iedereen regelmatig updates over de vooruitgang. Zo behoudt u het draagvlak en blijft u ook zelf gemotiveerd.

Stel een werkgroep samen

Vorm een werkgroep, bij voorkeur bestaande uit personen met diverse functies en uit verschillende afdelingen en niveaus van de onderneming. Dat kan een nieuwe werkgroep zijn, maar u kunt ook aansluiten bij een bestaande werkgroep.

Een projectgroep is belangrijk om:

• de invoering van het nieuwe beleid, na de officiële ‘go’, verder vorm te geven;
• de inbreng van alle afdelingen van het bedrijf te waarborgen, wat de kwaliteit ten goede brengt;
• de rest van het bedrijf te informeren en te motiveren;
• de taken te verdelen over diverse deskundigen;
• het onderwerp op de agenda te houden.

Deze vragen helpen u om een goede werkgroep samen te stellen:

• Zijn er enthousiaste collega’s die al eens vitaliteit initiatieven hebben genomen in het verleden? Of die in hun vrije tijd veel bezig zijn met gezondheid?
• Zijn er collega’s die goed zijn in overtuigend communiceren en anderen kunnen meekrijgen?
• Zijn er collega’s met expertise op vlak van vitaliteit, welzijn of preventie?
• Zijn er collega’s met sterke leiderschapscapaciteiten?
• Welke leidinggevenden of besluitvormers zijn belangrijk om te betrekken?

Wanneer er te veel projectleden aan tafel zitten, bestaat het gevaar dat er geen besluit wordt gevormd. Eén projectgroep bestaat daarom uit maximaal 10 personen. Nodig collega’s uit met een duidelijke meerwaarde voor de werkgroep. Probeer een aantal vaste leden te strikken; anderen kunnen altijd aansluiten voor specifieke agendapunten. Zorg na elk overleg voor een goede taakverdeling op basis van de competenties van de leden.

Sterke communicatie

Alleen met duidelijke communicatie kunt u mensen motiveren en aanzetten tot actie. Communiceer vanuit de werkgroep regelmatig over de opzet, acties en resultaten van het vitaliteit beleid, en blijf dit doen doorheen het hele proces. Gebruik daarvoor bestaande communicatiekanalen, zoals bijvoorbeeld de interne nieuwsbrief of het intranet, en bespreek de vorderingen van het beleid tijdens algemene overlegmomenten.

Eensgezindheid binnen de werkgroep is cruciaal. Spreek af op welke manier u gaat communiceren. Overweeg om uw vitaliteit beleid een naam en een logo te geven.

Vraag feedback aan alle betrokkenen, óók aan zij die weerstand bieden. Het geeft u nuttige inzichten om het leefstijl beleid bij te sturen waar nodig. Bovendien creëert zo’n feedbackmoment een gevoel van betrokkenheid.

Neem de tijd

Draagvlak creëren doet u niet op één dag. U zult mogelijk weerstand ondervinden, maar dat is absoluut geen reden om op te geven. Neem de tijd die u nodig heeft om het management en de medewerkers te overtuigen.